Privacy-reglement De iCounsellor

Inleiding

Het grondrecht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en bescherming van persoonsgegevens is vastgelegd in internationale mensenrechtenverdragen, zoals in artikel 8 van het Europese Verdrag voor de Rechten van de mens en in artikel 10 van de Nederlandse Grondwet. Specifieke regels zijn opgenomen in de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

De maatschap iCounsellor acht het, gelet op de aan de orde zijnde grondrechten en wettelijke verplichtingen, van groot belang dat de (persoons)gegevens van cliënten zo zorgvuldig mogelijk worden beschermd. Daarom is het navolgende privacyreglement opgesteld, waarin zo helder mogelijk wordt aangegeven op welke wijze de bescherming van de gegevens plaatsvindt.

Er is naar gestreefd inzichtelijke privacyregels te formuleren. De voornaamste doelstellingen van dit privacyreglement zijn met name:

•    het concreet aangeven van de privacywaarborgen voor cliënten van de iCounsellor
•    het concretiseren van de rechten van de betrokkenen

Privacyreglement de iCounsellor


I.    ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit reglement en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

Peroonsgegevens:
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon of personen.

Verwerking van persoonsgegevens:
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, terbeschikkingstellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Bestand:
Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.

Verantwoordelijke:
Maatschap de iCounsellor

Betrokkene:
De natuurlijke persoon of personen die als cliënt(en) bij de maatschap de iCounsellor wordt/worden of staat/staan ingeschreven.

Beheer:
De partners van de maatschap de iCounsellor die feitelijke zeggenschap over een bestand hebben.

Artikel 2. Doeleinden en wijze van verwerking van persoonsgegevens

Lid 1    De persoonsgegevens van de betrokkenen worden verwerkt voor het volgende doeleinde/de volgende doeleinden:

•    Het efficiënt kunnen begeleiden, adviseren, bemiddelen van een cliënt of cliënten;
•    Het adequaat kunnen counsellen van een cliënt of cliënten in een (online) traject.

Lid 2    De volgende categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt:
•    Naam, adres, woonplaats, telefoonnummergegevens;
•    Bijzondere persoonsgegevens en persoonlijke gegevens verkregen via de cliënt ;
•    Werkervaring en opleiding.

Lid 3    De gegevens van cliënten worden op de volgende wijze verkregen:
•    Via het invullen van het intakeformulier (bijvoorbeeld via de website) van de cliënt door eigen aanmelding. Met de gegevens van het formulier wordt een dossier aangemaakt waarin ook emails en verslagen van gesprekken worden bewaard.

Lid 4    Persoonsgegevens van cliënten worden vernietigd op de volgende wijze:
•    Papieren dossiers: na afloop van het traject en na verslaglegging.
•    Computergegevens: na afloop van het traject en na verslaglegging.


II.    VERANTWOORDELIJKHEID EN BEHEER

Artikel 3. Verantwoordeljkheid voor gegevensverzameling en gegevensverwerking

De maatschap iCounsellor is verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens van betrokkenen en geeft de gelegenheid aan betrokkenen de rechten uit te oefenen die zij op grond van de WBP hebben.

Artikel 4. Beheer

Het beheer houdt zich bezig met de dagelijkse verwerking van gegevens onder verantwoordelijkheid van de partners. Andere medewerkers, die zich bezig houden met het beheer, hebben zich verplicht tot geheimhouding en de verplichting op zich genomen op geen enkele wijze in strijd te handelen met het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer van degenen van wie gegevens worden verzameld en verwerkt.

Artikel 5. Beveiliging

De maatschap de iCounsellor treft alle technische en organisatorische maatregelen noodzakelijk voor een optimale beveiliging van de gegevensverzameling, zodat toegang door onbevoegden zoveel mogelijk wordt uitgesloten.

Artikel 6. Gegevensverstrekking aan derden

Maatschap de iCounsellor is niet gerechtigd de informatie die aan haar client/opdrachtgever en/of cliënt ter beschikking wordt gesteld aan te wenden voor een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen (zie artikel 2). Hierop wordt echter een uitzondering gemaakt in het geval de maatschap de iCounsellor voor zichzelf optreedt in een tucht-, civiele- of strafprocedure waarbij deze stukken van belang kunnen zijn.

Overigens kan met toestemming van de cliënt informatie worden verstrekt aan derden zoals artsen. besturen, bedrijfsartsen, P&O etcetera.

III.    RECHTEN VAN DE BETROKKENE

Artikel 7. Informatie

De betrokkene kan geïnformeerd worden over de verwerking van zijn persoonsgegevens door bekendmaking middels een verwijzing naar dit privacyreglement aan de betrokkene(n) bij de inschrijving. De betrokkene(n) wordt (worden) voorts gedurende zijn(hun) inschrijving geïnformeerd over eventuele wijzigingen van het privacyreglement.

Artikel 8. Recht van inzage, verbetering en verwijdering

Lid 1
De betrokkene kan om inzage in zijn persoonsgegevens  verzoeken. Dit verzoek kan geweigerd worden door de maatschap de iCounsellor indien de betrokkene korter dan zes maanden geleden reeds inzage heeft verkregen in zijn persoonsgegevens en zijn persoonsgegevens sindsdien niet zijn gewijzigd.

Lid 2
De betrokkene kan verzoeken om wijziging, verbetering, verwijdering en afscherming van zijn persoonsgegevens. Maatschap de iCounsellor zal aan een verzoek voldoen, tenzij een zwaarwegend belang van de maatschap de iCounsellor zich daartegen verzet.

Artikel 9. Recht van verzet

De betrokkene heeft een recht van verzet tegen de verwerking van zijn gegevens. Of de maatschap de iCounsellor een recht van verzet zal honoreren is afhankelijk van de belangen van de betrokkene. Maatschap de iCounsellor mag een verzet van de betrokkene weigeren indien de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor deze zijn verwerkt en dit doel legitiem is.

Artikel 10. Procedure

Lid 1    
Een verzoek als bedoeld in Artikel 8 en Artikel 9 dient te worden gericht aan de Algemeen manager van de maatschap de iCounsellor, Saenredamstraat 67, 2021 ZP te Haarlem, tel. 023-5459770.

Lid 2    
Maatschap de iCounsellor antwoordt binnen een termijn van vier weken op een verzoek als bedoeld in artikel 8 en artikel 9. Indien op een verzoek als bedoeld in artikel 8 en artikel 9 afwijzend wordt geantwoord is dit antwoord met redenen omkleed.

IV.     SLOTBEPALING

Artikel 11.

Dit artikel treedt in werking op 1 maart 2008.